Definir qué stock se transmite antes de elegir un conector
Distingue las unidades físicamente presentes, las comprometidas, las no disponibles y las disponibles para la venta. Shopify explica estos conceptos en su documentación sobre los estados del inventario. Una entrada de mercancía prevista no es stock disponible.
Después, escribe tu propia definición de la disponibilidad enviada a la tienda: ¿qué reservas se descuentan, qué unidades están bloqueadas y qué almacenes abastecen a cada ubicación? Los términos del ERP pueden corresponder a cálculos distintos. Que coincidan dos campos llamados «stock» no demuestra que los sistemas sean coherentes.
El SKU ayuda a relacionar los datos, pero comprueba que sea único y conserva una correspondencia estable entre variante, referencia ERP y ubicación. Los lotes y los productos compuestos necesitan reglas adicionales; no los incluyas implícitamente en un primer alcance.
Una matriz de responsabilidades para completar con el equipo
Esta matriz es un punto de partida para una empresa cuyo ERP gestiona el almacén. Adáptala si Shopify, un operador logístico u otra herramienta realiza esa función.
| Flujo | Responsable propuesto | Regla que hay que definir | Evidencia esperada |
|---|---|---|---|
| Recepción y ajuste físico | ERP → Shopify | Publicar la cantidad vendible por variante y ubicación, teniendo en cuenta las reservas correspondientes | Ajuste explicado en ambos sistemas |
| Nuevo pedido online | Shopify → ERP | Elegir el desencadenante y distinguir creación, pago y reserva | Un pedido ERP vinculado al identificador Shopify |
| Reserva pendiente de transferencia | Integración entre las herramientas | Mantener la reserva hasta que el ERP confirme que la ha registrado | Ninguna unidad vuelve a la venta durante la espera |
| Preparación y envío | ERP u operador logístico → Shopify | Identificar líneas y cantidades enviadas, también en envíos parciales | Solo cambian de estado las líneas realmente enviadas |
| Cancelación antes del envío | Herramienta autorizada → otra herramienta | Comprobar la preparación y liberar la reserva una sola vez | Cantidades y estados conciliados tras la cancelación |
| Devolución y reembolso | Atención al cliente, almacén y sistema de pago, cada uno en su función | Separar decisión económica, recepción física y puesta a la venta | Un reembolso por sí solo no aumenta el stock vendible |
Añade a cada fila una persona responsable y un retraso máximo aceptable. Un pedido creado puede estar sin pagar; un pedido pagado puede requerir revisión. Define qué autoriza la preparación y qué reserva el stock, sin dar por hecho que ambos momentos coinciden.
Escenario ficticio: el stock aumenta durante una venta
Ejemplo metodológico imaginado, sin relación con ningún cliente ni proyecto de Codezilla. Una ubicación contiene diez unidades: dos bloqueadas para revisión y tres ya reservadas. La disponibilidad inicial es de cinco unidades. Shopify y el ERP están alineados.
Después, Shopify registra una venta de dos unidades. Su disponibilidad baja a tres, pero el pedido aún espera su transferencia al ERP. Si entretanto una sincronización vuelve a escribir la disponibilidad anterior del ERP, de cinco, dos unidades ya vendidas pueden ofrecerse de nuevo.
La prueba consiste en interrumpir deliberadamente la transferencia en un entorno de pruebas y activar una actualización de stock. La disponibilidad esperada es de tres. Tras confirmar la reserva en el ERP, debe seguir siendo tres: esas mismas dos unidades no deben descontarse por segunda vez.
Pregunta cómo trata el conector las reservas aún no registradas en el ERP y los estados de stock desactualizados. Un método puede conciliar los pedidos pendientes con una instantánea del ERP fechada o versionada; debe adaptarse a las capacidades reales de las herramientas. Aumentar la frecuencia de sincronización no demuestra por sí solo que se controlen las escrituras simultáneas. Con varios canales, un margen de seguridad puede reducir la exposición, sin garantizar que no se venda por encima del stock disponible.
Gestionar devoluciones sin confundir dinero y mercancía
Shopify permite reembolsar un pedido con una opción de reposición de stock. La integración debe distinguir esa operación de la recepción efectiva del producto y la comprobación de su estado.
Prepara tres casos separados: reembolso sin devolución, devolución recibida pero no vendible y devolución revisada que puede volver a venderse. Decide en qué herramienta se valida la reposición y cómo recibe la otra esa decisión. Si ambos sistemas añaden la misma unidad, el flujo sigue siendo incorrecto aunque todas sus ejecuciones terminen con éxito.
Elegir el conector mediante pruebas de aceptación
Empieza por examinar el conector existente de tu ERP. Es suficiente si sus reglas cubren variantes, ubicaciones, reservas y devoluciones, con errores consultables y recuperación controlada. Una integración específica tiene sentido cuando falta una regla necesaria y las interfaces permiten aplicarla. Añadir n8n no crea un dato o una operación que el ERP no ofrece.
Solicita una demostración de estos casos, con identificadores, estados anteriores y posteriores y marcas de tiempo:
- un pedido transferido y recibido de nuevo, sin duplicado ni segunda reserva;
- una venta seguida de un estado antiguo de stock, como en el escenario anterior;
- un envío parcial seguido de la cancelación de las unidades pendientes;
- un reembolso sin devolución y, después, una devolución no vendible;
- una interrupción seguida de una recuperación limitada a los pedidos ausentes.
Los webhooks de Shopify no garantizan el orden de llegada ni la recepción de todos los eventos. Complementa las notificaciones con una conciliación periódica de pedidos y cantidades. Define quién examina una diferencia y quién puede autorizar una corrección.
El entregable útil es un mapa de flujos, una definición de la disponibilidad y pruebas aceptadas, junto con un procedimiento de recuperación. El piloto puede comenzar con un alcance limitado una vez validadas esas reglas. La sincronización de precios o la facturación pueden tener un alcance separado.
Para los controles generales de recuperación, consulta cómo sincronizar dos herramientas con n8n sin duplicados. Para definir los intercambios de tu tienda, descubre nuestro acompañamiento en automatización e integración de herramientas o cuéntanos tu proyecto.